Transcodifica fornitori
Per automatizzare la creazione dei documenti passivi a partire dai file XML ricevuti, l'app mette a disposizione una serie di regole di transcodifica che consentono di risolvere automaticamente fornitore, conti, articoli e categorie IVA delle righe. Questa pagina descrive tutte le configurazioni disponibili; il loro utilizzo nel processo è descritto nella pagina Ciclo passivo.
Le maschere descritte di seguito sono accessibili dalle azioni della maschera Setup Documento Elettronico.
Gruppi fornitore
Tramite l'azione Configura Gruppi Fornitore è possibile creare dei gruppi ed assegnarli a specifici fornitori, direttamente dall'anagrafica degli stessi, così da poter condividere le medesime impostazioni di transcodifica fra più fornitori.
Regole di transcodifica
Dalla maschera Configura Transcodifica Fornitore è possibile parametrizzare le regole di transcodifica per la creazione automatica delle righe dei documenti passivi, impostando i conti e gli articoli da utilizzare per i fornitori:
Tipo Gruppo:
Gruppo Fornitore Doc. Elettronico: la regola viene applicata a livello di raggruppamento, precedentemente assegnato ai fornitori.
Fornitore: la regola è specifica per il singolo fornitore.
Tutto: la regola viene utilizzata per tutti i fornitori.
Codice Gruppo: il gruppo o il singolo fornitore a cui applicare la regola.
Valore di Default: se attivo, indica che per lo specifico gruppo o fornitore i dati presenti sulla riga sono quelli da utilizzare per effettuare la transcodifica in assenza di regole più specifiche.
Descrizione Esterna: la descrizione da utilizzare per transcodificare quanto presente sul documento passivo importato a sistema. La descrizione è specificabile secondo le logiche di filtro di Business Central, ad esempio con l'utilizzo del carattere jolly "*".
Tipo riga: conto C/G oppure articolo da riportare sulle righe del documento passivo.
Nr.: codice del conto C/G oppure dell'articolo da riportare sulle righe del documento passivo.
Cat. reg. art./serv. IVA: categoria IVA da riportare sulle righe del documento passivo.
Perc. IVA: valore da transcodificare presente in corrispondenza del tag AliquotaIVA del file XML.
Natura transazione IVA: valore da transcodificare presente in corrispondenza del tag Natura del file XML.
Transcodifica per aliquota e natura
Gli ultimi due campi dell'elenco consentono la transcodifica di tutte le righe aventi la stessa aliquota IVA e natura, leggendo tali informazioni dal nodo DatiRiepilogo (tag AliquotaIVA e Natura) del file XML. In questo modo tutte le righe presenti nel documento passivo importato, aventi una specifica combinazione di aliquota e natura, vengono raggruppate in un'unica riga sul documento creato in Business Central.
Nota: in questa logica il campo Descrizione Esterna deve essere valorizzato con il codice IVA di riferimento, ossia il valore deve coincidere con quello riportato nel campo Cat. reg. art./serv. IVA.
Conto per raggruppamento IVA
Su una riga impostata come Valore di Default è possibile attivare il campo Usa per raggruppamento IVA, per specificare il conto di default da assegnare al campo Nr. Conto C/G per Raggruppamento dell'anteprima documento elettronico del fornitore. L'utilizzo del raggruppamento è descritto nella pagina Ciclo passivo.
Transcodifica articoli fornitore
Attivando il campo Transcodifica Articoli Fornitore nel Setup Documento Elettronico, in fase di transcodifica delle righe dell'anteprima documento elettronico il sistema tenta di risolvere automaticamente l'articolo di riga a partire dal codice articolo comunicato dal fornitore nel documento (tag CodiceValore della sezione CodiceArticolo), se presente.
La ricerca viene effettuata sui riferimenti articolo (Item Reference) di tipo Fornitore censiti per il fornitore del documento e, in assenza di corrispondenza, confrontando il codice direttamente con il numero articolo di Business Central. Se viene individuato un articolo, la riga viene transcodificata con Tipo = Articolo ed il relativo Nr.; in caso contrario resta valida la normale transcodifica basata sulle regole di Configura Transcodifica Fornitore.
Tipo riga predefinito
Nel Setup Contabilità Fornitori, tramite il campo Tipo di riga predefinita del documento, è possibile specificare il valore di default con il quale transcodificare il campo Tipo nelle righe dell'anteprima documento elettronico, qualora non sia presente altra transcodifica con il dettaglio del conto.
Categoria IVA predefinita
Nella maschera Setup Registrazioni IVA il flag Valore Default Doc. Elettronico Fornitore viene utilizzato per transcodificare la categoria IVA da riportare nelle righe dell'anteprima documento elettronico. Sulla base dell'aliquota IVA e della natura presenti nell'anteprima, e della categoria business del fornitore, viene individuata la combinazione che presenta il segno di spunta per la specifica aliquota, ed inserita nella riga la relativa categoria IVA.
Nota: a parità di aliquota, natura e categoria business IVA può essere indicato un solo valore di default.
Suggerimento mappatura fornitori
Una volta effettuate le configurazioni di base, è possibile lanciare una funzione con cui il sistema suggerisce delle mappature fra i fornitori ed i relativi conti contabili, sulla base dei movimenti storici. Le mappature possono essere verificate manualmente e, se approvate, spostate nelle regole di transcodifica fornitore, in modo che in fase di elaborazione dei documenti elettronici venga suggerito in automatico il conto C/G impostato per il fornitore.
Il suggerimento viene lanciato accedendo alla maschera Configura Transcodifica Fornitore ed utilizzando l'azione Suggerisci mappatura fornitore: vengono suggeriti i conti da configurare per ogni specifico fornitore, con la possibilità di filtrare il periodo di analisi (ad esempio solo l'ultimo anno) e di escludere conti specifici (ad esempio fatture da ricevere). Impostati i filtri e lanciato il report, nella maschera di analisi vengono create delle righe per ogni fornitore per il quale è disponibile un suggerimento:
Le opzioni possibili per il campo Azione suggerimento sono:
Crea: crea una mappatura di default sulla base di quanto analizzato.
Aggiorna: viene suggerito di aggiornare la mappatura attualmente presente (viene mostrato anche il conto attuale che si suggerisce di sostituire).
Elimina: la mappatura attuale non trova riscontro rispetto ai dati e viene suggerito di eliminarla.
La maschera può essere manipolata, ad esempio filtrando ed eliminando alcune righe. Per confermare le mappature suggerite si selezionano i record (anche massivamente) e si utilizza la funzione Applicazione azione.
Confidenza della mappatura
Dalla maschera Configura confidenza mappatura è possibile specificare sopra quale soglia di utilizzo di un conto, in percentuale, si desidera che questo venga suggerito, con le relative soglie di confidenza (alta, media, bassa).
Il campo Confidenza suggerimento non ha alcun impatto sulle logiche di mappatura dei fornitori ed è utilizzato solo a scopo informativo nella maschera di analisi.
Mappatura ritenute
In fase di creazione di un fornitore dall'anteprima documento elettronico è possibile transcodificare ed assegnare automaticamente il codice ritenuta corretto.
Dalla maschera Setup Documento Elettronico, selezionando l'azione Mappatura e successivamente Imposta Ritenute, si accede alla maschera di mappatura delle ritenute.
La transcodifica viene effettuata con i 3 valori previsti come obbligatori nel file XML in presenza di fattura con ritenuta:
TipoRitenuta: da inserire nel campo Codice.
CausalePagamento: da inserire nel campo Codice 770.
AliquotaRitenuta: da inserire nel campo % Ritenuta.
Nel campo Cod. Ritenuta deve essere inserito il codice ritenuta che verrà assegnato in anagrafica fornitore al momento della creazione della scheda.