Ciclo attivo
Il processo del ciclo attivo prevede i seguenti passaggi:
Registrazione dei documenti attivi (fatture e note credito) secondo le consuete modalità. Sulla base delle configurazioni effettuate, in fase di registrazione i documenti vengono marcati per l'invio allo SdI.
Invio dei documenti al sistema dell'intermediario, che si occupa della loro conservazione e dell'invio allo SdI.
Gestione degli esiti relativi allo stato dei documenti sullo SdI.
Le attività descritte possono essere eseguite in modalità automatizzata tramite le code processi oppure manualmente. Si consiglia inizialmente di effettuare manualmente l'invio dei documenti ai sistemi esterni, per poi procedere con l'attivazione delle procedure automatiche dopo l'avvenuta validazione delle configurazioni effettuate.
Le procedure automatiche dedicate al processo attivo sono le seguenti (per la configurazione si veda la pagina Monitoraggio e automazione):
GETDOC: effettua la lettura di fatture e note credito emesse e, per tutti i documenti inviabili, prepara i movimenti di interfaccia e staging generando i relativi file XML.
SENDDOC: effettua l'invio dei movimenti relativi ai documenti emessi precedentemente preparati.
GETSTATUS: recupera il report contenente l'elenco degli esiti provenienti dallo SdI.
Compilazione dei documenti
Nei documenti di vendita sono presenti i seguenti campi aggiuntivi di testata:
Numero ordine cliente: se popolato con il numero dell'ordine di acquisto del cliente, viene esportato nel tag DatiOrdineAcquisto\IDDocumento.
Codice Unico Progetto e Codice Univoco Gara: utilizzati per popolare i dati di CUP e CIG per le pubbliche amministrazioni.
Timbro fattura e Importo timbro fattura: utilizzati per esportare gli eventuali dati relativi al bollo virtuale (si veda la sezione Bollo virtuale).
Tipo Documento Fattura: valorizzato di default con TD01 per le fatture e TD04 per le note credito, è modificabile manualmente prima della registrazione per gestire le ulteriori casistiche previste.
Nr. Commessa convenzione: se popolato, l'informazione viene inserita nel tag CodiceCommessaConvenzione, in modo da poter indicare il codice commessa o convenzione attribuito dalla PA.
Nota: qualora si utilizzi un cliente con la stessa partita IVA della società, in fase di registrazione del documento viene inserito in automatico il tipo documento che presenta il flag di autofattura nella maschera Lista Tipo Documento Fattura.
Registrazione dei documenti
Il processo di registrazione dei documenti resta invariato rispetto alla gestione standard. Sono stati tuttavia introdotti dei controlli formali sulla presenza di alcuni dati di setup obbligatori in fase di contabilizzazione, che restituiscono un messaggio di errore bloccante qualora manchino dati necessari per la fatturazione elettronica:
I controlli vengono effettuati solo se il documento è impostato per essere sottoposto ad invio come documento elettronico.
Aggiornamento del documento dopo la registrazione
I documenti di vendita registrati possono essere aggiornati, per quanto riguarda le informazioni di fatturazione elettronica, fino a che non sia stato effettuato l'invio allo SdI, tramite l'azione Aggiorna documento:
Invio al Sistema di Interscambio
Nelle liste dei documenti registrati è presente il campo Stato Documento Elettronico, che riporta lo stato di invio del singolo documento:
I possibili stati sono:
Aperto: il documento è in attesa di invio allo SdI.
Inviato: il documento è stato inviato allo SdI e si è in attesa di un esito.
Errore: si sono verificati errori nell'invio del documento, ad esempio uno scarto da parte dello SdI.
Chiuso: il documento è stato correttamente elaborato dallo SdI.
Nella scheda dei documenti è presente un folder contenente il riepilogo delle informazioni di fatturazione elettronica:
Nelle liste e nelle schede è inoltre sempre presente una factbox che contiene lo storico cronologico del singolo documento; in caso di errore, nella factbox viene riportato anche il messaggio di scarto, così da rendere più comodo il recupero dello stesso senza dover accedere alla scheda del documento:
Le fatture registrate vengono quindi elaborate dalle code processi dedicate (se attivate): i documenti che presentano le caratteristiche impostate a setup e che non sono stati inviati precedentemente vengono inviati al Sistema di Interscambio.
Ogni documento elaborato per l'invio crea un record dedicato nella maschera Staging Documento Elettronico, ed ogni invio effettuato genera una nuova Interfaccia dedicata, dove vengono storicizzati tutti gli invii effettuati ed i relativi esiti (si veda la pagina Monitoraggio e automazione).
Invio manuale
È in ogni caso possibile lavorare manualmente i documenti da inviare allo SdI, selezionando i documenti desiderati dalla lista dei documenti registrati o dalla singola scheda e lanciando la funzione Invia documento elettronico:
Anche in questa fase vengono effettuati dei controlli sulla correttezza formale dei dati da inviare e dei setup effettuati; se i controlli non vengono superati, viene restituito un messaggio di errore ed aperta una maschera dalla quale poter consultare il log dell'invio ed eventualmente correggere il dato:
Nel caso in cui non vengano riscontrati errori, la procedura restituisce un messaggio di conferma dell'avvenuta esportazione del file:
Il lancio manuale della funzione Invia documento elettronico effettua in un'unica soluzione le seguenti operazioni:
Creazione di un movimento nella tabella Staging Documento Elettronico per la predisposizione del documento all'invio.
Creazione di una interfaccia di invio documenti per l'effettivo invio del documento al Sistema di Interscambio.
Esportazione e stampa del documento elettronico
Dai documenti registrati, utilizzando le azioni Esporta documento elettronico e Stampa documento elettronico, è possibile:
Esportare in XML il documento elettronico.
Stampare il documento elettronico applicando l'apposito foglio di stile.
Nota: se il documento è già stato inviato con successo (stato documento elettronico Inviato o Chiuso), viene esportato il documento effettivamente inviato allo SdI; in caso contrario (stato Aperto o Errore) il file viene generato al momento.
Gestione degli esiti
Se in fase di comunicazione con il sistema di scambio documenti dell'intermediario non si verificano errori, il documento viene inviato al Sistema di Interscambio.
Lo SdI, dopo aver preso in carico il documento, comunica l'esito dell'elaborazione, che può essere:
Ricevuta di Consegna: il documento è stato consegnato correttamente alla controparte.
Notifica di Scarto: lo SdI ha rifiutato il documento.
Notifica di Mancata Consegna: lo SdI non è riuscito a consegnare il documento alla controparte.
Per la fatturazione B2B non è prevista la possibilità di accettare o rifiutare i documenti, facoltà riservata alle sole pubbliche amministrazioni.
In media lo SdI elabora scarti e consegne in circa 2 ore dall'invio, mentre le notifiche di mancata consegna avvengono secondo le tempistiche previste dalle specifiche ministeriali.
Ricevuta di Consegna
Nella maschera Staging Documento Elettronico vengono salvati i passaggi di stato avvenuti, in ordine cronologico:
Tramite queste maschere è possibile consultare il log degli invii effettuati e visualizzare i relativi esiti.
Sul singolo documento lo stato viene aggiornato in Chiuso ed è visualizzabile lo storico dei cambi di stato nell'apposita factbox:
Il documento ed il relativo esito sono visualizzabili anche all'interno del portale:
Il processo si può quindi considerare concluso, poiché tutti i passaggi sono stati effettuati con successo.
Notifica di Scarto
Il documento viene impostato in stato Errore e diventa visibile nelle apposite pile del cruscotto. I documenti in questo stato non vengono ulteriormente elaborati dalle procedure automatiche: è necessario verificare la causa dello scarto, correggere gli errori e procedere con il reinvio manuale del documento, come descritto nella pagina Risoluzione dei problemi.
Notifica di Mancata Consegna
In questo caso l'invio del file è stato effettuato correttamente al Sistema di Interscambio, ma non è stato possibile recapitare il documento al cliente:
Il documento risulta in ogni caso correttamente elaborato sullo SdI. Nella maschera Staging Documento Elettronico è facoltativamente possibile marcare i documenti per cui il cliente è stato avvisato con canali esterni al sistema, tramite l'apposita azione Imposta Mancata Consegna Elaborata, per tenere traccia dei documenti per cui è ancora necessario avvisare il cliente.
Bollo virtuale
La gestione standard dell'inserimento del bollo virtuale sulle fatture elettroniche prevede di popolare, sul singolo documento, i campi Timbro Fattura e Importo timbro fattura, per indicare rispettivamente l'applicazione del bollo e l'importo dello stesso.
Per le esenzioni sottoposte a bollo virtuale è inoltre possibile far scattare in automatico il popolamento dei campi, secondo le seguenti logiche:
- Nella maschera Setup Registrazioni IVA, per le combinazioni di categoria business IVA e categoria art./serv. IVA per le quali deve scattare l'inserimento del bollo, inserire il flag Bollo documento elettronico:
In fase di rilascio del documento il sistema controlla se sulle righe è presente una combinazione con flag attivo e se il totale del documento è superiore all'importo minimo configurato nel campo Importo minimo per bollo del Setup Documento Elettronico (ad esempio 77,47 euro).
In caso affermativo, vengono popolati i campi Timbro Fattura e Importo timbro fattura del documento, riportando nell'importo quello configurato a setup nel campo Importo bollo (ad esempio 2 euro).
Nel Setup Documento Elettronico è anche possibile popolare facoltativamente il campo Descrizione bollo, che viene riportato nella causale dell'XML inviato allo SdI (ad esempio "Imposta di bollo assolta in modo virtuale ai sensi dell'articolo 15 del d.p.r. 642/1972 e del DM 17/06/2014").
In generale, le fatture elettroniche nelle quali viene indicato "Sì" nel campo del bollo virtuale (sulla base del campo Timbro Fattura del documento) vengono inserite in automatico nell'apposita sezione del portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate.
Altri dati gestionali
Per l'inserimento di ulteriori dati in fattura, con riferimento ad una specifica riga della stessa (ad esempio informazioni utili ai fini amministrativi o gestionali), è possibile riportare tali dati nel blocco AltriDatiGestionali del file XML da inviare allo SdI.
Per gestire l'inserimento di tali informazioni aggiuntive, sulle righe dei documenti attivi (ordini, fatture e note credito) è presente la colonna Dati Aggiuntivi Doc. Elettronico:
Una volta inserita una riga sul documento (ad esempio articolo o conto C/G), cliccando in corrispondenza della colonna Dati Aggiuntivi Doc. Elettronico si apre la maschera dalla quale è possibile aggiungere uno o più dati gestionali di riga utilizzando l'azione Nuovo:
Tipo Dato Aggiuntivo: valore "AltriDatiGestionali".
Tipo Dato: codice che identifica la tipologia di informazione (ad esempio "NUM SCONTR" per il riferimento allo scontrino).
Riferimento testo: valore alfanumerico riferito alla tipologia di informazione del tipo dato (ad esempio l'identificativo alfanumerico dello scontrino).
Riferimento data: data riferita alla tipologia di informazione del tipo dato.
Riferimento numero: valore numerico riferito alla tipologia di informazione del tipo dato (ad esempio il numero progressivo dello scontrino).
Fatture verso Amazon
Per garantire che le fatture SdI siano formattate correttamente secondo i criteri condivisi da Amazon con i propri fornitori, oltre ai campi normalmente gestiti per l'invio del file XML è opportuno prestare attenzione ai seguenti elementi:
Numero di ordine di acquisto (PO): per consentire l'inclusione di questa informazione nel file XML, in corrispondenza del tag IdDocumento, è necessario popolare il campo Nr. ordine acquisto cliente in testata del documento.
Tipo di codice prodotto: per consentire l'inclusione di questa informazione nel file XML, in corrispondenza del tag CodiceTipo, è necessario:
Accedere all'anagrafica del cliente Amazon.
Cliccare sull'azione Mappatura Doc. Elettronico.
Dalla maschera che si apre, indicare il codice tipo articolo da riportare in XML:
Nel caso sia necessario emettere note credito verso Amazon, oltre a quanto sopra è necessario:
Collegare in fase di registrazione la nota credito alla relativa fattura, in modo che il numero fattura venga esportato nel tag FattureCollegate.
Inserire eventualmente il return id fornito da Amazon nei dati aggiuntivi di riga, in modo che venga esportato nel campo RiferimentoAmministrazione della singola riga.
Rappresentanza fiscale
Nel caso in cui il cliente sia estero con rappresentanza fiscale in Italia, è possibile gestirne l'esportazione impostando nella scheda del cliente il legame con la rappresentanza fiscale nei seguenti campi, creando ad esempio un contatto dedicato con i dati della rappresentanza:
I dati del cliente devono comunque essere inseriti con i corretti riferimenti esteri. In questo modo nel documento elettronico generato sarà presente l'apposita sezione relativa alla rappresentanza fiscale.
Lettere di intento
Nel caso in cui sia presente una esenzione IVA per il cliente, gestita tramite le apposite funzionalità standard, nell'XML è prevista l'esportazione dell'informazione tramite la sezione AltriDatiGestionali, con il dettaglio del numero e della data dell'esenzione:
