Ciclo passivo
Il processo di gestione del ciclo passivo prevede i seguenti passaggi:
Invio da Business Central di una richiesta per recuperare i documenti passivi ricevuti dai fornitori. La chiamata richiede i soli documenti ricevuti dall'ultima richiesta effettuata con successo.
I dati ricevuti relativi a fatture e note credito vengono gestiti con la creazione di un movimento di Staging Documento Elettronico per ogni documento.
La lettura dei singoli file XML viene effettuata con la creazione di una Anteprima Documento Elettronico, che mostra in forma strutturata (testata e righe) il documento ricevuto.
Sulla base dei dati presenti sull'anteprima, con eventuale integrazione manuale, si effettua la creazione del documento fornitore.
In fase di registrazione del documento fornitore viene chiusa l'anteprima documento elettronico e viene comunicato al sistema di conservazione il protocollo di registrazione.
Ricezione dei documenti
La procedura, schedulata attraverso le code processi, si occupa di scaricare in Business Central i documenti inviati dai fornitori e raccolti nell'apposita sezione del portale. Come per il ciclo attivo, vengono effettuate in un'unica soluzione le seguenti operazioni:
Creazione di una Interfaccia di ricezione documenti per la ricezione dal Sistema di Interscambio.
Creazione di un movimento nella maschera Staging Documento Elettronico per la richiesta dei documenti fornitore, con una riga per ciascun documento scaricato dal portale:
In aggiunta, dalla maschera Interfaccia Documento Elettronico, utilizzando l'azione Importa da file, è possibile importare manualmente uno o più file XML:
Per l'importazione massiva è sufficiente inserire i file XML in una cartella compressa (ZIP) e procedere con l'importazione tramite la medesima azione.
Anteprima Documento Elettronico
Nella maschera Staging Documento Elettronico è possibile visualizzare i dati caricati e procedere manualmente con la creazione di una Anteprima Documento Elettronico; se nel setup è attivo il campo Creazione Anteprima Documento in Automatico, l'anteprima viene creata automaticamente.
Questo passaggio rappresenta lo step precedente alla creazione effettiva del documento passivo provvisorio all'interno del sistema: dalla maschera è possibile visualizzare i dati che il sistema è riuscito a transcodificare sulla base dei setup impostati (si veda la pagina Transcodifica fornitori) ed eventualmente completarli manualmente prima di procedere con la creazione del documento.
Nel folder Generale sono presenti i campi principali, che possono essere modificati manualmente. I dati relativi a condizioni e metodo di pagamento vengono letti dal documento elettronico, se riconducibili univocamente ad un valore presente in Business Central, a meno che non sia attivo il campo Usa sempre cond. pagamento fornitore, nel qual caso vengono presi dall'anagrafica.
Nel folder Dimensioni sono disponibili le dimensioni globali che è possibile assegnare al documento:
Nelle righe è necessario specificare la tipologia di riga (ad esempio Conto C/G) ed il relativo valore (ad esempio il numero di conto), specularmente a quanto avviene nei documenti di Business Central. È inoltre possibile specificare alcune informazioni aggiuntive, come:
Il codice della commessa ed il relativo task.
Le dimensioni:
- L'eventuale collegamento diretto con un carico registrato.
I dati di dettaglio delle righe vengono transcodificati, dove possibile, in base alle regole configurate; devono in ogni caso essere verificati ed eventualmente completati manualmente dall'operatore.
Nella pagina sono presenti, infine, una serie di folder non editabili in cui vengono visualizzati gli altri dati presenti nel file trasmesso:
Tramite l'azione Dati Riepilogo, disponibile sull'anteprima documento elettronico, è possibile consultare i dati di riepilogo del documento (blocco DatiRiepilogo), ovvero il castelletto IVA con imponibile, imposta ed eventuale arrotondamento per ciascuna combinazione di aliquota e natura.
Analogamente, tramite l'azione Causale è possibile consultare le causali del documento (blocco Causale), riportate integralmente anche quando il file ne contiene più occorrenze.
Allegati fornitore
Cliccando sull'azione Mostra Allegati, presente nella barra degli strumenti, è possibile visualizzare l'eventuale allegato inserito dal fornitore nel file scambiato (ad esempio la fattura in formato PDF).
Attivando il campo Carica allegati su documenti nel Setup Documento Elettronico, gli allegati incorporati nel file (blocco Allegati) vengono inoltre salvati automaticamente come Allegati Documento standard sull'anteprima documento elettronico, in fase di lettura del file; restano quindi consultabili dalla factbox Allegati dell'anteprima, dove è anche possibile aggiungerne manualmente di ulteriori.
Al momento della creazione del documento di acquisto, gli allegati presenti sull'anteprima, sia quelli letti dal file sia quelli aggiunti manualmente, vengono copiati come Allegati Documento sul documento di acquisto e lo seguono in fase di registrazione, restando disponibili sulla fattura o nota credito di acquisto registrata.
Stampa del documento elettronico
È sempre possibile visualizzare i dati secondo il modello standard predisposto dall'Agenzia delle Entrate o da Assosoftware, tramite le funzioni Stampa con Foglio di Stile e Stampa con Foglio di Stile Assosoftware:
La stampa dell'anteprima documento elettronico può inoltre essere salvata in formato PDF tramite la funzione Esporta in Pdf, che produce un'immagine statica in formato PDF:
La funzione Genera PDF consente invece la creazione di un file PDF effettivo, ma necessita di una subscription Azure poiché utilizza una Azure Function esterna per effettuare la stampa; la funzionalità si attiva valorizzando i campi del gruppo Esportazione PDF nella maschera Setup Documento Elettronico:
È possibile esportare in formato PDF anche dalla lista delle anteprime documento elettronico, tramite l'apposita funzione:
Selezionando più movimenti nella maschera è possibile procedere alla stampa massiva dei documenti: in questo caso viene creata una cartella in formato ZIP contenente i file PDF generati per i singoli documenti (ai file creati viene assegnato il nome del file XML importato).
Infine, nei documenti di acquisto, registrati e non registrati, è possibile lanciare la stampa dell'anteprima documento elettronico per visualizzare il documento ricevuto dal fornitore tramite l'apposito foglio di stile.
Creazione del fornitore
Il fornitore viene transcodificato sulla base della partita IVA o del codice fiscale.
Se il fornitore non è presente a sistema, è possibile lanciare la funzione Crea Fornitore, presente nella barra degli strumenti:
La creazione genera una scheda anagrafica che riporta i principali valori dal documento elettronico e che deve comunque essere completata manualmente, eventualmente con alcuni campi fissi impostabili tramite il relativo modello (campo Modello Default Fornitore del setup).
In fase di creazione dell'anteprima documento elettronico viene inoltre verificato se l'IBAN è presente tra quelli censiti per il fornitore: se non esiste ed è popolato nell'anteprima, il valore dell'IBAN viene evidenziato in rosso ed utilizzando l'azione Crea Conto Bancario Fornitore è possibile procedere con la creazione del conto bancario associato al fornitore.
In presenza di fattura con ritenuta, è possibile transcodificare ed assegnare automaticamente il codice ritenuta corretto al fornitore in fase di creazione dello stesso, tramite la configurazione descritta nella pagina Transcodifica fornitori.
Creazione del documento
Per procedere alla creazione del documento è possibile lanciare la funzione Crea Documento, che genera un documento provvisorio con i dati precedentemente inseriti a livello di testata e di riga; il documento può poi essere completato e registrato secondo il processo standard di Business Central:
Se i dati di riga (tipologia e codice conto o articolo) non sono stati transcodificati, le righe nel documento di acquisto non vengono create.
Dopo la creazione del documento, lo stato dell'anteprima passa da Aperto a Creata Fattura:
Dopo la registrazione vengono aggiornati i dati relativi al protocollo assegnato ed alla relativa data di registrazione; lo stato viene impostato a Registrata Fattura, per indicare che il processo è terminato per quel documento:
La registrazione del documento genera una richiesta di salvataggio del protocollo contabile sul sistema di conservazione.
Righe aggiuntive automatiche
Oltre alle righe transcodificate dal documento elettronico, in fase di creazione del documento il sistema genera automaticamente le eventuali righe aggiuntive presenti nel file XML, quali bollo, maggiorazione, arrotondamento e contributo cassa previdenziale.
Per la cassa previdenziale (blocco DatiCassaPrevidenziale) viene creata una riga di tipo Conto C/G per ciascun blocco presente nel documento, utilizzando il conto impostato nel campo Nr. Conto C/G Cassa Previdenziale del Setup Documento Elettronico. La categoria IVA della riga viene determinata sulla base dell'aliquota IVA e della natura del blocco, filtrando la maschera Setup Registrazioni IVA secondo la stessa logica utilizzata per la transcodifica delle righe (flag Valore Default Doc. Elettronico Fornitore); qualora non venga individuata alcuna corrispondenza, viene utilizzata la categoria IVA predefinita del conto.
I dati dei blocchi cassa previdenziale letti dal file sono consultabili nell'anteprima documento elettronico, nell'apposito folder Cassa Previdenziale, visibile solo quando il documento contiene tali dati.
Il conto e le dimensioni utilizzati per le righe aggiuntive possono essere derivati dall'ultima riga del documento anziché dal setup, attivando rispettivamente i campi Conto riga aggiuntiva da riga documento e Dimensioni riga aggiuntiva da riga documento del Setup Documento Elettronico.
Riconciliazione automatica degli importi
È possibile che i dati di dettaglio delle fatture elettroniche non quadrino esattamente con il totale, a causa delle regole di popolamento delle fatture elettroniche. Per evitare che tali differenze debbano essere corrette manualmente prima della registrazione, è possibile attivare delle funzionalità che consentono una riconciliazione automatica degli importi al termine della creazione del documento. Il sistema confronta automaticamente i totali del documento di acquisto con quanto dichiarato dal fornitore (il Totale Documento di testata ed il castelletto IVA dei DatiRiepilogo) e, se lo scostamento rientra nelle tolleranze impostate, lo gestisce automaticamente.
Il comportamento è governato da due campi del Setup Documento Elettronico, entrambi nel folder Opzioni Acquisti:
Tolleranza differenza IVA: scostamento massimo, in valore assoluto, che il sistema può assorbire agendo sull'IVA.
Tolleranza importo arrotondamento: scostamento massimo, in valore assoluto, che il sistema può assorbire aggiungendo una riga di arrotondamento.
Impostando una tolleranza a zero, il relativo automatismo viene disattivato.
Differenza sull'IVA: la verifica viene effettuata per singola aliquota. Per ciascun blocco dei DatiRiepilogo l'imposta dichiarata viene confrontata con l'IVA calcolata per la medesima aliquota; se lo scostamento rientra nella Tolleranza differenza IVA, il sistema imposta la Differenza IVA sulla riga di quell'aliquota, senza aggiungere righe. Qualora anche una sola aliquota presenti uno scostamento superiore alla tolleranza (o un'aliquota dichiarata non sia presente sul documento), l'intera correzione IVA viene annullata, in quanto si tratta di una discrepanza reale e non di un semplice arrotondamento. Questo meccanismo richiede che nel Setup Contabilità Fornitori sia attivo il campo Consenti differenza IVA e che nel Setup Contabilità Generale il campo Differenza IVA massima consentita sia maggiore o uguale alla tolleranza impostata; in caso contrario la correzione IVA non viene applicata.
Differenza sull'imponibile o sul totale: la differenza residua tra il Totale Documento ed il totale del documento di acquisto, se rientra nella Tolleranza importo arrotondamento, viene assorbita con l'inserimento di una riga di arrotondamento di tipo Conto C/G. Il conto utilizzato è il conto di arrotondamento del gruppo registrazione fornitore.
Sulle righe di arrotondamento create automaticamente, sia quella generata dalla riconciliazione sia la riga derivante dal blocco Arrotondamento del documento elettronico, è possibile forzare una categoria registrazione IVA prodotto specifica (ad esempio un codice IVA a 0%) valorizzando il campo Cat. reg. art./serv. IVA arrotondamento del Setup Documento Elettronico; se il campo è vuoto, viene mantenuta la categoria IVA predefinita del conto di arrotondamento.
Analogamente alle altre righe aggiuntive, se nel setup è attivo il campo Dimensioni riga aggiuntiva da riga documento, la riga di arrotondamento eredita le dimensioni dall'ultima riga del documento.
Se la differenza supera la tolleranza, il sistema non effettua alcuna correzione e lascia il documento all'operatore; il controllo standard sulla corrispondenza fra dettaglio e totale impedisce comunque una registrazione con importo errato.
Creazione della sola testata
Nel caso in cui non si voglia transcodificare l'intero documento, o si voglia registrare il documento in un'unica riga di costo o articolo (a fronte delle diverse righe inviate dal fornitore), è possibile utilizzare l'azione Crea Sola Testata per riportare in provvisorio il documento con i soli dati di testata.
Creazione documenti raggruppati
Nel caso in cui siano presenti documenti con molte righe dello stesso tipo, è possibile creare la fattura su un singolo conto senza doverlo specificare su tutte le righe. Il conto viene specificato nel campo di testata Nr. Conto C/G per Raggruppamento: se popolato, utilizzando l'azione Crea Sola Testata viene creato un documento che nelle righe riporta il raggruppamento per codice IVA e lo stesso conto su tutte le righe.
Nelle regole di transcodifica fornitore è possibile specificare il conto di default da assegnare al campo Nr. Conto C/G per Raggruppamento per un fornitore, come descritto nella pagina Transcodifica fornitori.
Gestione commesse
Nel caso in cui venga utilizzato il modulo di gestione delle commesse, in fase di caricamento del documento viene verificato se il fornitore ha specificato la commessa di riferimento nel campo IdDocumento o CodiceCommessaConvenzione della sezione relativa all'ordine di acquisto; in tal caso la commessa viene proposta. Se l'indicazione è inserita a livello di testata (senza il numero di riga), la commessa viene ripetuta su tutte le righe. In ogni caso è possibile verificare e modificare manualmente la commessa ed il relativo task dall'anteprima documento elettronico.
Collegamento con i carichi
Nel caso in cui la fattura sia legata ad un ordine di acquisto precedentemente inserito a sistema, è possibile collegare direttamente la fattura con un carico preventivamente registrato, accedendo al campo Nr. Carico delle righe dell'anteprima documento elettronico e selezionando il carico desiderato per il fornitore in oggetto; al momento della creazione, il documento viene automaticamente legato al carico.
Riconciliazione carichi e fatture
Per semplificare il processo è inoltre presente una funzionalità che consente di riconciliare, direttamente in fase di creazione della fattura, le singole quantità di uno o più carichi con la fattura stessa.
Sulla scheda dell'anteprima documento elettronico, tra le azioni disponibili è presente Riconciliazione Documento:
L'azione apre una scheda in cui è possibile visualizzare i carichi relativi allo specifico fornitore, con le relative quantità fatturabili; per ciascuna riga è possibile indicare le quantità da collegare alla fattura in elaborazione. È inoltre possibile visualizzare la differenza (delta), in termini di importo, tra la fattura del fornitore e quanto collegato ai carichi.
Nella sezione delle righe, utilizzando il flag Collegato, è possibile indicare le righe del documento elettronico da includere in fase di creazione del documento: sulle righe della fattura vengono riportate le quantità collegate al carico e le sole righe del documento elettronico aventi il flag Collegato:
Tra le funzionalità disponibili nella maschera Riconciliazione Documento è presente Riconciliazione automatica, che consente di riconciliare automaticamente carichi e fattura se nel documento elettronico del fornitore sono presenti i riferimenti dell'ordine di acquisto: in tal caso vengono selezionate automaticamente tutte le quantità dei carichi relativi a quell'ordine.
Collegamento manuale dei documenti
Nel caso in cui venga creato o registrato un documento fornitore direttamente a sistema, senza seguire i passaggi sopra descritti (documento in ogni caso inviato dal fornitore tramite formato elettronico e quindi scaricato dal portale secondo il processo descritto), è possibile legare manualmente il movimento di anteprima documento elettronico con il documento creato direttamente (provvisorio o registrato) tramite la funzione Collega Documento Esistente.
In questo modo il processo risulta correttamente completato anche per queste tipologie di registrazione, che altrimenti risulterebbero ancora aperte nella maschera Anteprima Documento Elettronico.
Nel caso di collegamento manuale è necessario lanciare manualmente anche la funzionalità di invio del protocollo di conservazione, per completare il processo.
Gestione documenti negativi
È possibile che il fornitore effettui l'invio di fatture con totale complessivo negativo, tipicamente nel caso di conguagli e bollette. Business Central non supporta la registrazione di documenti con totale negativo, pertanto è necessario che tali documenti vengano gestiti come note credito.
La loro elaborazione può avvenire convertendo il documento in una nota credito tramite l'apposita funzione Imposta come Nota Credito, disponibile sull'anteprima documento elettronico:
Invio del protocollo di conservazione
È previsto un flusso di ritorno da Business Central al portale di conservazione, con la trasmissione del numero di protocollo e della data di registrazione con cui è stato registrato il documento all'interno del sistema.
La procedura è automatica e viene effettuata dalla coda processi preposta.
Nel caso in cui l'invio automatico non avvenga con successo, oppure sia stato effettuato un collegamento manuale, è possibile effettuare nuovamente l'invio tramite l'apposita funzionalità.