Domande frequenti (FAQ)
Invio e reinvio dei documenti
Nel caso in cui la fattura non venisse accettata dallo SdI e si debba procedere con il reinvio, è possibile utilizzare lo stesso nome file o è necessario inviare con un nuovo nome?
Il Sistema di Interscambio prevede la possibilità di reinviare una fattura solamente in caso di scarto (esito NS) oppure di rifiuto da parte del committente quando applicabile (esito NE con causale EC02). Negli altri casi la fattura eventualmente reinviata viene scartata come "Fattura duplicata". In tutti i casi è sempre possibile emettere nota di credito delle fatture emesse.
Il documento scartato può essere inviato più volte con lo stesso numero fattura: il sistema si occupa di assegnare un identificativo univoco al file inviato.
È possibile effettuare (o ricevere) il rifiuto di una fattura elettronica?
Solo le pubbliche amministrazioni possono effettuare accettazione e rifiuto dei documenti; in tutti gli altri casi (B2B) è necessario registrare comunque i documenti e successivamente chiedere o emettere una nota credito a storno del documento.
In caso di fatturazione differita, quale è il termine per l'invio dei documenti allo SdI?
L'Agenzia delle Entrate specifica che "Restano valide le regole che consentono di predisporre la c.d. "fattura (elettronica) differita" entro il giorno 12 del mese successivo a quello di effettuazione dell'operazione, nel rispetto delle disposizioni previste dall'articolo 21, comma 4 lett. a), del Dpr n. 633/72. Dal punto di vista operativo, questa disposizione può consentire all'utente di avere più tempo per predisporre e trasmettere allo SdI la fattura elettronica, fermo restando l'obbligo di rilasciare al cliente, al momento dell'operazione, un documento di trasporto o altro documento equipollente anche su carta."
Come deve essere popolata la fattura elettronica nel caso in cui si debba procedere con lo storno di un corrispettivo già comunicato all'Agenzia delle Entrate tramite Registratore Telematico (RT)?
Si procede popolando i seguenti campi della fattura elettronica, situati in corrispondenza del nodo AltriDatiGestionali, con gli estremi dello scontrino:
TipoDato
RiferimentoTesto
RiferimentoNumero
Per consentire l'inserimento degli estremi dello scontrino in corrispondenza dei suddetti campi, sulle righe della fattura generata in sostituzione del corrispettivo riportare i dati nella colonna Dati Aggiuntivi Doc. Elettronico (per maggiori dettagli si veda la sezione Altri dati gestionali).
Destinatari e casi particolari
L'invio delle fatture elettroniche tramite SdI riguarda solo il B2B oppure anche il B2C? È possibile emettere fatture verso soggetti che non hanno PEC o codice destinatario?
Il tracciato FatturaPA prevede la possibilità di inviare fatture elettroniche indicando come cessionario/committente anche soggetti persone fisiche, compilando solo il campo CodiceFiscale. In ogni caso è obbligatorio indicare nell'intestazione del file XML, alternativamente, uno dei campi PECDestinatario o CodiceDestinatario. In questi casi si deve pertanto inserire nel codice univoco il valore "0000000".
Come si invia una fattura ad un cliente che gestisce il solo canale PEC per la ricezione dei documenti?
In questi casi è necessario utilizzare nel codice univoco il valore "0000000" e specificare la PEC nell'apposito campo dell'anagrafica cliente.
È possibile inviare documenti elettronici relativi a clienti esteri?
Sì, in questo caso è necessario specificare nel campo del codice univoco il valore "XXXXXXX"; è in ogni caso necessario effettuare l'invio cartaceo o tramite posta elettronica della fattura al cliente secondo le consuete modalità. In tutti i casi in cui il cliente o fornitore sia sprovvisto di partita IVA, si consiglia di indicare il valore OO99999999999 o 99999999999.
In quale modo viene fornito il codice destinatario?
Il codice destinatario viene fornito da Memento in fase di attivazione del servizio, insieme alle credenziali di accesso al portale di conservazione e scambio documenti.
È necessario effettuare la registrazione al sito Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate?
Si consiglia di effettuare la registrazione al portale Fatture e Corrispettivi, in modo da utilizzare il servizio online "Registrazione della modalità di ricezione delle fatture elettroniche" nel quale registrare il proprio codice univoco. In questo modo lo SdI utilizza sempre il codice univoco impostato, a prescindere da quanto inserito dal fornitore nel file XML.
Conservazione e protocollo
Come avviene la conservazione delle fatture ricevute? Come e quando avviene la protocollazione delle fatture ricevute?
Il sistema di conservazione e scambio documenti assegna un proprio protocollo univoco di ricezione ai documenti; successivamente alla contabilizzazione degli stessi in Business Central viene effettuato l'invio del protocollo contabile, pertanto le informazioni sono disponibili e storicizzate sul sistema di conservazione.
Documenti passivi
Come devono essere gestite le fatture passive provenienti dall'estero?
Se il fornitore estero si accredita sullo SdI ed effettua l'invio elettronico, il processo è speculare a quello delle fatture italiane. In caso contrario, si può procedere manualmente secondo le consuete modalità.