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SnapXpense

L'app SnapXpense fornisce le funzionalita' di integrazione tra Business Central e la piattaforma SnapXpense per la gestione di note spese, commesse e anticipi cassa.

Le funzionalita' supportate sono:

  • Importazione note spese: acquisizione dei rapporti spese da SnapXpense con il relativo dettaglio delle singole righe.
  • Elaborazione contabile delle spese: generazione di righe di registrazione a partire dalle tipologie (categorie) di spese sostenute e dal soggetto che deve essere rimborsato.

L'utilizzo dell'app richiede la configurazione dei processi di interfaccia usati per importazione ed esportazione. Il Setup Assistito crea automaticamente le configurazioni di base, i codici processo standard e le code processi iniziali, che possono poi essere adattate alle esigenze operative.

Configurazione di base

Nella maschera Setup SnapXpense e' possibile configurare:

  • API Token: token di autenticazione usato per le chiamate API verso SnapXpense. Il token da inserire deve essere già in formato base 64, da calcolare eventualmente sulla base del token fornito.
  • URL Base: endpoint base del servizio SnapXpense.
  • Processo Importazione Note Spese: processo utilizzato per acquisire i rapporti spese, per ambiente di produzione https://accounting.snapxpense.it/api/ e per ambiente di test https://accounting-demo.snapxpense.it/api/.
  • Template Reg. Note Spese e Batch Reg. Note Spese: template e batch del giornale di registrazione sul quale verranno create le righe contabili.
  • Nr. Conto Fattura Note Spese: conto contabile da usare per le spese marcate come Segue Fattura.
  • Nr. Task Progetto Note Spese: task di default da usare quando la riga spesa viene collegata a una commessa.
  • Descrizione Note Spese: descrizione da riportare sulle righe contabili generate.
  • ID Societa': identificativo della societa' usato dalle API per il download delle note spese.
  • Processo Esportazione Commesse: processo utilizzato per inviare a SnapXpense lo staging delle commesse.
  • Processo Commesse Attivo: se attivo, ogni inserimento, modifica o rinomina di una commessa genera automaticamente una voce di staging da esportare.
  • Codice Societa': codice societa' trasmesso a SnapXpense su ogni commessa esportata; serve a identificare in SnapXpense la societa' di Business Central a cui appartiene la commessa e deve quindi essere coerente con la codifica attesa dal sistema esterno.
  • Data di Blocco Commesse: data limite usata per determinare lo stato delle commesse esportate; se una commessa ha una data fine minore o uguale a questa data viene inviata come chiusa, altrimenti viene inviata come attiva.
  • Processo Esportazione Anticipi: processo usato per l'invio degli anticipi cassa.

Dalla stessa maschera sono inoltre disponibili le azioni:

  • Setup Assistito: guida l'utente nell'inserimento dei dati di connessione, crea i processi standard e propone la creazione delle code processi.
  • Categorie: consente di associare le categorie provenienti da SnapXpense ai conti C/G di Business Central così da differenziare i conti di costo in base alla specifica tipologia della spesa sostenuta.
  • Seleziona commesse da inviare: crea manualmente lo staging delle commesse da esportare. Utile per inviare manualmente specifiche commesse e per il caricamento iniziale.
  • Log: apre il log tecnico dei processi di integrazione.

Monitoraggio e log

Le pagine Note Spese SnapXpense e Staging Commesse SnapXpense mostrano per ogni voce lo stato di elaborazione e l'ultimo messaggio restituito dal processo.

In caso di errore e' possibile:

  • consultare il Log generale o il log della singola voce;
  • rielaborare manualmente la movimento o una selezione di movimenti;

In aggiunta è possibile:

  • impostare lo stato Saltato quando il record non deve piu' essere inviato o elaborato;
  • riaprire le note spese gia' elaborate per rigenerare la contabilizzazione in caso di necessità.

Set di autorizzazioni

E' disponibile un set di autorizzazioni predefinito:

  • MEM SN SUPER: consente l'utilizzo di tutte le funzioni dell'app e la modifica delle configurazioni, comprese setup, categorie, note spese, staging commesse e anticipi cassa.

Nel Setup Assistito e' disponibile anche un collegamento ai permessi dell'app, utile per verificare rapidamente il set di autorizzazione da assegnare agli utenti che dovranno operare con SnapXpense.

Si consiglia di effettuare la configurazione dei permessi sugli utenti subito dopo l'installazione dell'app, altrimenti potrebbero verificarsi errori relativi a permessi mancanti.