Note spese

Importazione dei rapporti spese

L'acquisizione delle note spese avviene tramite le API di SnapXpense e utilizza il processo configurato nel campo Processo Importazione Note Spese del Setup SnapXpense.

Per il download viene utilizzato anche il campo ID Societa'. Il sistema memorizza l'ultima data di importazione riuscita e scarica i rapporti spese in modo incrementale, leggendo solo le spese confermate dall'ultimo caricamento.

I dati importati vengono salvati nella maschera Note Spese SnapXpense, che contiene la testata del rapporto spese, e nel relativo dettaglio delle singole righe di spesa.

L'acquisizione viene normalmente automatizzata tramite coda processi, configurata dal Setup Assistito e successivamente modificabile secondo la frequenza desiderata.

Configurazione categorie e soggetti di rimborso

Prima di procedere con la contabilizzazione e' necessario completare la configurazione delle categorie tramite l'azione Categorie presente nel Setup SnapXpense.

Per ogni categoria proveniente da SnapXpense e' possibile indicare il conto C/G da utilizzare in contabilita'. In fase di elaborazione la categoria viene riconosciuta prima per ID Categoria e, in mancanza, per descrizione.

Per individuare il soggetto a cui attribuire il rimborso, l'app ricerca l'indirizzo email o il codice fiscale del rapporto spese nelle anagrafiche fornitore di Business Central non bloccate.

Se la riga di dettaglio e' marcata come Segue Fattura, la contropartita non viene ricercata in anagrafica ma viene usato direttamente il conto configurato nel campo Nr. Conto Fattura Note Spese.

Elaborazione contabile delle spese

L'elaborazione contabile viene eseguita dalla pagina Note Spese SnapXpense tramite le azioni Elabora Movimento o Elabora Movimenti batch.

Per ogni riga di dettaglio del rapporto il sistema crea le scritture sul giornale generale configurato:

• una riga di costo sul conto C/G associato alla categoria;
• una riga di contropartita verso fornitore, conto banca oppure conto fattura, a seconda del tipo di rimborso.

Quando la riga di spesa contiene una commessa, l'app prova a collegarla prima leggendo il codice commessa presente nel valore ricevuto da SnapXpense e, in alternativa, cercando la descrizione della commessa in Business Central. Se la commessa viene trovata, sulla riga di registrazione vengono riportati anche il Nr. Task Progetto Note Spese e le dimensioni di default della commessa.

La descrizione del movimento viene costruita a partire dal campo Descrizione Note Spese del setup, mentre il numero documento viene generato dal batch di giornale configurato.

Al termine dell'elaborazione, la testata della nota spese viene aggiornata con il numero documento e la data di registrazione usati nel giornale.

Gestione errori e rielaborazione

Se durante l'elaborazione manca una categoria, non e' stato trovato il soggetto di rimborso, la commessa non e' valida o comunque in caso di errore, il movimento rimane in errore e l'ultimo messaggio viene mostrato direttamente nella pagina.

Dalla lista e dalla scheda e' possibile:

• aprire il Log generale del processo;
• aprire il Log voce per il singolo rapporto spese;
• impostare lo stato Saltato per escludere la voce da ulteriori elaborazioni;
• usare l'azione Riapri per riportare in stato aperto un movimento gia' elaborato.