Attivazione account
L'utilizzo della app richiede un account attivo, sotto forma di sottoscrizione a pagamento o prova gratuita (free trial) di 30 giorni. Nel caso in cui l'app sia stata attivata direttamente da Memento, non sono necessarie ulteriori attività.
Il processo di attivazione prevede l'invio di una mail all'indirizzo appsource@mementoas.com con indicazione dell'app da attivare e delle seguenti informazioni societarie:
- Nome società
- Indirizzo società
- Email società
- Partita IVA
- Codice Univoco SDI attuale
- Nome contatto
- Email contatto
- Tipo di account (regolare o prova gratuita)
- Nr. di documento aggiuntivi (se necessario)
Successivamente all'avvenuta attivazione dell'account, si riceveranno via email le credenziali (nome utente e password). Durante il periodo di prova sarà possibile ed inviare documenti reali allo SDI.
Setup assistito
Il setup assistito fornisce un percorso di configurazione guidato delle funzionalità principali dell'app, al termine del quale sarà subito possibile iniziare ad usarla per inviare e ricevere i documenti.
Il setup assistito è disponibile a partire dalla maschera Setup Documento Elettronico. Seguendo il percorso di configurazione verranno impostate le funzionalità di base necessarie all'utilizzo dell'app.
Set di autorizzazioni
Sono disponibili 3 set di autorizzazioni predefiniti per le funzionalità più comuni:
- Fatt. Elettronica sola lettura: consente l'accesso alle funzionalità dell'app in sola lettura.
- Fatt. Elettronica utente super: consente l'utilizzo di tutte le funzioni dell'app e la modifica delle configurazioni.
- Fatt. Elettronica utenti: consente l'utilizzo di tutte le funzioni dell'app, senza possibilità di modificare le configurazioni.
Si consiglia di effettuare subito dopo l'installazione dell'app la configurazione dei permessi sugli utenti, dato che altrimenti potrebbero verificarsi errori relativi a permessi mancanti.
Accesso portale YouDOX
In seguito all'avvenuta attivazione del'account ed alla ricezione delle credenziali, è necessario effettuare l'accesso al portale YouDOX al percorso https://fatturazione.youdox.it/ utilizzando le credenziali fornite.
Il primo accesso al portale richiede l’accettazione delle condizioni generali e l’indicazione del responsabile aziendale per la conservazione, da indicare negli appositi campi.
Registrazione codice univoco nel portale Fatture e Corrispettivi
La registrazione del codice univoco di default per la ricezione dei documenti consente di riceverli anche in caso di errore da parte del fornitore nella compilazione del codice.
La registrazione avviene nell'apposita sezione del portale Fatture e corrispettivi indicando nell’apposita sezione il codice univoco comunicato. Nel caso in cui la società non sia già iscritta al portale, sarebbe consigliato procedere in tal senso; una volta ottenuto l’accesso sarà possibile effettuare l’inserimento del codice univoco di default.
La registrazione avviene nel seguente modo:
In aggiunta a quanto sopra riportato, consigliamo comunque di comunicare il codice univoco ai propri fornitori.
Manuale conservazione fatture elettroniche
I documenti elettronici in formato XML vengono conservati automaticamente dall'intermediario accreditato; in generale per la gestione della conservazione elettronica di documenti, è necessario che la società rediga un apposito manuale della conservazione.
Nel caso in cui non sia già presente in azienda un manuale della conservazione, è possibile richiedere la generazione di un manuale della conservazione dedicato alle fatture elettroniche. Il servizio deve essere esplicitamente richiesto via email ed è incluso nel prezzo di utilizzo dell'app.
Assistenza
In caso di necessità di assistenza o informazioni relativamente all'attivazione dell'account o nella configurazione iniziale, scrivere a support@mementoas.com.