Calcolo automatico dei risconti

Il sistema di gestione dei risconti permette di distribuire gli importi dei documenti e delle scritture di prima nota in automatico all'interno del periodo di competenza desiderato, evitando in questo modo la creazione di nuovi modelli di differimento.

Configurazioni preliminari

La registrazione delle scritture di risconto è contestuale alla registrazione dei movimenti e avviene in base alle parametrizzazioni inserite nel setup preliminare.

All'interno della maschera Setup Simulazioni EXA, infatti, è possibile definire il range temporale relativo alla registrazione dei risconti, configurare il metodo di calcolo desiderato e selezionare i conti su cui il sistema farà transitare i risconti.

È inoltre possibile configurare alcune impostazioni specifiche per i vari conti C/G.

Creazione di un batch dedicato per le scritture di risconto

Nel caso delle scritture di prima nota, affinché la procedura funzioni correttamente è necessario che il batch utilizzato per effettuare la registrazione delle scritture sia diverso da quello utilizzato per la registrazione dei risconti.

È necessario quindi creare un batch di registrazione apposito per la registrazione dei risconti.

Il batch deve obbligatoriamente essere impostato con un proprio numero di serie diverso da quello utilizzato sugli altri batch contabili.

In seguito, all’interno della maschera Setup Simulazioni EXA, sarà necessario selezionare il batch creato all’interno del campo Batch registrazioni risconti (e la relativa def. registrazione nel campo Definizione registrazioni risconti):

In questo modo, il sistema utilizzerà questo batch per effettuare le scritture automatiche di risconto.

Configurazione del controllo del periodo di competenza per i conti C/G

È possibile configurare il controllo sull'utilizzo del periodo di competenza per ogni conto. Per farlo, è necessario accedere al piano dei conti e utilizzare il campo Registrazione competenza all'interno della Scheda conto C/G del conto desiderato.

Sono disponibili tre opzioni:

• Mai: non sarà possibile inserire le date di inizio e fine competenza per le registrazioni effettuate sul conto.

• Sempre: l'inserimento della competenza sarà obbligatorio per le registrazioni effettuate sul conto.

• Se, invece, si lascia il campo vuoto, non vi è alcun controllo sull'inserimento o meno della competenza e quindi per lo specifico conto sarà possibile indicarla sulla base della specifica registrazione.

Configurazione dei conti di risconto di default per i conti C/G

È anche possibile impostare dei conti di risconto (e di rateo) specifici per determinati conti contabili, attraverso la creazione di template che poi potranno essere assegnati ai conti desiderati direttamente nella scheda del conto.

Per procedere alla creazione dei template, accedere alla maschera Template competenza, seguendo il percorso sotto evidenziato:

All'interno della maschera sarà possibile creare i vari template, configurando per ognuno di essi i conti attivi e di contropartita e il metodo di calcolo desiderato:

A questo punto sarà possibile assegnare i template ai conti desiderati, valorizzando il campo sotto evidenziato, presente nel folder Generale della Scheda conto C/G:

In questo caso quindi non verranno utilizzati nelle scritture di risconto i conti generali impostati nella maschera Setup Simulazioni EXA, che restano comunque validi in tutti gli altri casi.

Calcolo dei risconti nella registrazione dei movimenti

Nelle righe dei documenti e delle prime note sono presenti i campi Data inizio competenza e Data fine competenza, che permettono di specificare il periodo di competenza dei documenti. In base a questi valori e alla data di registrazione del movimento, il sistema calcolerà in automatico la ripartizione del costo\ricavo sui vari periodi presenti all’interno del periodo di competenza. Durante l’esecuzione dei calcoli il sistema prende inoltre in considerazione il rispettivo numero di giorni di cui i vari mesi di competenza sono costituiti.

Il sistema consente di scegliere se registrare i risconti nella contabilità effettiva oppure in simulato.

Registrazione in C/G dei risconti

Se si decide di registrare i risconti direttamente in contabilità, prima di poter effettuare il processo di registrazione è necessario assicurarsi che il batch utilizzato per la registrazione dei risconti sia legato a un template di tipo Generale:

Le registrazioni in contabilità dovranno essere effettuate seguendo la procedura standard. In fase di registrazione delle scritture, sarà possibile utilizzare i campi Data inizio competenza e Data fine competenza per attribuire gli importi al periodo desiderato.

Sia l'importo effettivo del documento che i risconti verranno quindi registrati in contabilità, e saranno visibili all'interno della maschera Movimenti C/G.

Prendiamo, ad esempio, una registrazione di prima nota. In questo caso il periodo di competenza verrà specificato all’interno della maschera Registrazioni COGE:

Nell’esempio in oggetto è stato registrato un importo totale di 1.200,00 €, cui è stata assegnata una competenza per il periodo agosto-dicembre. Alla data del 31/08 il sistema ha registrato lo storno dell’importo della registrazione, a cui però ha prima sottratto l’importo relativo al mese di agosto (per un totale di 956,86 €). Il sistema ha poi reimputato l’importo stornato nei mesi seguenti, distribuendolo nel periodo di competenza impostato.

Allo stesso modo è possibile distribuire gli importi di fatture, note credito e ordini. I campi per la registrazione della competenza si trovano sempre all’interno delle righe dei documenti:

Registrazione in simulato dei risconti

L'app offre inoltre la possibilità di registrare i risconti all'interno dell'ambiente simulato. Questo permette di registrare gli importi con la corretta data di registrazione nel bilancio effettivo, e di ottenere gestionalmente un bilancio extracontabile grazie ai risconti.

È possibile effettuare le registrazioni in contabilità generale seguendo la procedura standard e utilizzando, come nel caso precedente, i campi appositi per l'indicazione del periodo di risconto.

Tuttavia, in questo caso, è necessario che il batch utilizzato per la registrazione dei risconti appartenga a un template di tipo Simulato:

È necessario creare un batch apposito per la registrazione in simulato dei risconti all'interno del template dedicato alle registrazioni simulate:

La registrazione verrà effettuata normalmente in contabilità generale, mentre i risconti saranno registrati solo in simulato e saranno visibili all’interno della maschera Movimenti contabili simulati.

Calcolo dei risconti nelle registrazioni simulate

È prevista inoltre la possibilità di utilizzare la funzionalità di calcolo dei risconti anche per le registrazioni simulate, utilizzando gli appositi campi all’interno della maschera Registrazione Simulate:

In questo caso, entrambi i batch utilizzati (quello per la registrazione delle scritture e quello per la registrazione dei risconti) devono essere legati a template di tipo Simulato.

L'importo totale del documento e i relativi risconti verranno quindi registrati nell'ambiente simulato e saranno visibili all'interno della maschera Movimenti contabili simulati.

Inserimento competenza su movimenti registrati

Nel caso in cui non sia stata inserita la competenza su un movimento, è possibile inserirla anche dopo la sua regisrtazione tramite l'apposita azione Inserisci competenza presente nei movimenti contabili C/G e simulati. L'inserimento della competenza provocherà l'eventuale calcolo del rateo\risconto basato sulle configurazioni attive.

Oltre ad inserire la competenza in registrazioni che inizialmente non la prevedevano, è anche possibile aggiornare le competenze di movimenti già registrati, attraverso la funzione Aggiorna Competenze.

La procedura nel caso di modifica della competenza su scritture che hanno già calcolato ratei o risconti deve necessariamente prevedere la cancellazione manuale delle vecchie scritture, attraverso app soita app se disponibile oppure stornando manualmente le scritture originali.